Káoszból rendszerbe: amikor mindig kapkodsz, de nem haladsz – és mit tehetsz ellene most azonnal

Téma: Vállalkozás, Stratégia, Rendszer Szolgáltató Vállalkozónőknek | Olvasási idő: kb. 5 perc

Reggel van, már csicseregnek a madarak… leülsz a laptopod elé, és a forró kávéd illata belehúz a jelenbe.

Megnyitod az e-maileket, csippan a Messenger, jön egy „S.O.S. számlázás” üzenet… és mire észbe kapsz, már dél van.
A feladatlistád? Mintha kicsit hosszabb lenne, mint reggel volt…

ÉBREDJ FEL!

Ez nem „csak egy sűrű nap”. Ez a káosz-üzemmód! Ami hosszú távon nem csak a vállalkozásod, de téged is teljesen kiéget.

Elfoglalt vagy – vagy tényleg haladsz?

Óriási A különbség.

Mert ha elfoglalt vagy, akkor egész nap csak rohansz, de estére nem tudod megmondani, mivel telt el a napod.

Viszont ha haladsz, akkor lehet, hogy elfáradsz ugyan, de pontosan tudod, hogy ma közelebb jutottál valami fontoshoz.

A legtöbb női kisvállalkozó, akivel beszélek, az elsőben ragadt. És nem azért, mert lusták vagy ügyetlenek lennének – hanem mert nincs rendszerük.

Olvastam egyszer egy Reddit-kommentet:

“Always busy but never moving forward. It’s like running on a treadmill – I’m exhausted, but I’m still in the same spot.”

(Magyarul: Mindig elfoglalt vagyok, de soha nem haladok előre. Olyan, mint futni a futópadon – kimerült vagyok, de még mindig ugyanott vagyok.)

Ismerős, igaz?

Hogyan csúszunk bele a kapkodás csapdájába?

Mindent magunk akarunk csinálni – Mert „csak így lesz biztosan jó”. Csak közben elvész a fókusz.
Multitasking – Ez nem létezik. Az agyad nem egyszerre több dologra figyel, hanem ide-oda váltogat. És ettől eszméletlenül elfáradsz.
Tűzoltás-üzemmód – Minden apró feladat azonnali figyelmet követel… vagy legalábbis te úgy érzed.

A 2024-es Common Productivity Challenges kutatás szerint a kisvállalkozók legnagyobb problémája nem az idő, nem a motiváció – hanem a prioritások kezelése és a struktúra hiánya.

Milyen út vezet ki ebből a káoszból?

Két helyen is érdemes odafigyelned arra, hogy lesz rendszer a káoszból. Az egyik, a mindennapjaid rutinja, a másik, a vállalkozásod működése.

Most az elsőhöz, a mindennapok rutinjához hoztam neked pár gondolatot, amit érdemes kipróbálnod, lentebb írok a másodikról is:

1. Fókuszpontok kijelölése

Heti legfeljebb 3 fő feladat, ami tényleg dob a vállalkozásodon. Például: múlt héten egyik ügyfelem csak annyit tett, hogy végre befejezte a honlapja árlistáját, és már másnap jött két új érdeklődő.

2. Időblokkok

feladatokat előre ütemezed. Nem „majd amikor épp ráérek” módban dolgozol, hanem tudatosan, időkeretben. Én például keddenként csak tartalomkészítéssel foglalkozom – hiába csörög a telefon, nem engedem, hogy elvonja a figyelmem.

3. Heti átnézés

Ránézel, mi működött, mi nem, és finomhangolsz. Egy ügyfelemnél ez annyit jelent, hogy péntek délután kávé mellett átgondolja, mi volt a hét legnagyobb pozitívuma, ami előre vitte őt a célja felé, és mi az, amit jövő héten elhagy.

Mit tehetsz most azonnal, hogy ne maradj benne ebben a hétköznapi mókuskerékben?

1. Állj meg egy pillanatra.

Mielőtt bármit is csinálsz, írd fel magadnak, hogy mi az a három dolog, ami ma (vagy a héten, ha heti szinten tervezel) igazán számít. Tegnap például én így döntöttem el, hogy a „tűzoltás” helyett inkább befejezem ezt a cikket – és sokkal jobban haladtam tőle.

2. Blokkosítsd az időd.

Például: délelőtt a szolgáltatásod végzed, délután tartalmat készítesz. Ne engedj közéjük mindenféle feladatokat – tudom, könnyű mondani, de működik.
Egy ügyfelem emiatt már nem nyitja meg az e-mailjeit délig, és azóta sokkal több dologgal végez heti szinten.

3. Tanuld meg és használd a „nem most”-ot.

Nem minden kérdésre kell azonnal reagálni, és attól még jó szolgáltató maradsz. Egy másik ügyfelemnél ez annyit jelent, hogy a sürgősnek tűnő kérések 80%-át egy nappal később intézi, a kijelölt időblokkban – és soha senki nem panaszkodott még.

Apróságnak tűnik. De már holnap érezni fogod, hogy nyugodtabban dolgozol.

És mit tehetsz, hogy ne maradj benne ebben a vállalkozásod működését illetően?

Erre hoztam létre a Káoszból Rendszerbe minitréninget! Ez egy rövid, de nagyon szemfelnyitó és tartalmas útmutató, kifejezetten szolgáltató vállalkozóknak.

Egy térkép, ami megmutatja, hogyan tudod a saját rendszered felépíteni, amiben aztán úgy működsz, ahogy az hozzád a legjobban illik, mégis hozza az ügyfeleket, és stabilitást ad a vállalkozásodnak!

Ebben a programban:

Meghatározzuk a célközönségedet – hogy tudd, kinek kommunikálsz, és ne szórd mindenfelé az energiád.
Letisztázzuk a pozícionálásodat – hogy egyértelmű legyen, miben vagy más és jobb, mint a többiek.
Megmutatom a különbséget az ajánlat és a szolgáltatás között – sokan ezt keverik, és emiatt nem jönnek az ügyfelek.
Lépésről lépésre felépítjük a rendszered alapjait – hogy pontosan tudd, milyen lépések jönnek egymás után, és hogyan tudod ezeket a saját erősségeidre építeni.
Kapsz szempontokat arra is, hogyan csináld meg magadnak, vagy – ha inkább kiszerveznéd – hogyan válassz jó kivitelezőt.

Nem egy bonyolult, technikai útvesztő, hanem egy egyszerű, átlátható útiterv.
Olyan, amivel magabiztosan haladsz előre, és nem kell többé „vakon” kapkodnod.

A vállalkozásod vezet téged… vagy te a vállalkozásodat?

Ha most úgy érzed, a vállalkozásod rángat ide-oda, mint egy megvadult kutya a póráz végén, akkor itt az ideje visszavenni az irányítást.

Ehhez nem kell felforgatni mindent. Elég, ha elkezded kicsiben – a saját rendszered alapjaival.

Épp ebben támogatlak a Káoszból Rendszerbe minitréninggel, amivel még ma elkezdheted felépíteni a működő vállalkozási rendszeredet.

Mi az, amit mindenképp érdemes magaddal vinned ebből a cikkből?

Az állandó kapkodás nem egyenlő az előrelépéssel.
A rendszer hiánya a legnagyobb termelékenységi csapda.
Kis, következetes lépésekkel ki lehet lépni a mókuskerékből.
A fókusz és az időd blokkosítása kézzel fogható eredményeket hoz.
A Káoszból Rendszerbe minitréning segít felépíteni a saját, rád szabott működési keretedet.

Oké, elég a kapkodásból, rakjunk rendet!

A blog szerzője Czene Orsi:

„Majdnem másfél évtizede vagyok szabadúszó, imádok weboldalakat készíteni, online folyamatokat megtervezni az ügyfeleimnek, és látni a fényt a szemükben, amikor értelmet és irányt nyer a sok ötletük káosza.

Ha velem dolgozol, együtt építjük a vállalkozásod, veled gondolkodom, nem nyaggatlak szakmai kérdésekkel, önállóan dolgozom.

Ha készen van, amit alkottunk, akkor sem hagylak magadra, bármikor megkereshetsz újabb ötleteiddel, de megtanítom, amit tudnod kell ahhoz, hogy ne legyél hozzám kötve, ha önálló akarsz lenni.”